Terms and Conditions

Algemene Voorwaarden

Coaching – Personal Training – Pilates (Groepslessen, Privé en Duo)

Inleidende clausule
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door Ultimate Health Club BV, hierna genoemd "Ultimate Health Club". Door het aangaan van een overeenkomst met Ultimate Health Club verklaart de klant dat hij of zij deze algemene voorwaarden voorafgaandelijk heeft gelezen, begrepen en uitdrukkelijk aanvaard.

Artikel 1 – Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Ultimate Health Club: de besloten vennootschap Ultimate Health Club BV, aanbieder van de hierna beschreven diensten.
2. Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met Ultimate Health Club betreffende coaching, personal training, pilateslessen of andere aanverwante diensten.

Artikel 2 – Algemeen
Ultimate Health Club verleent diensten op maat, waaronder coaching, personal training en trainingsplannen, evenals pilateslessen in groepsverband, privé en duo, en pilatesabonnementen.
Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant een dienst aanvaardt via elektronische weg (e-mail of online platform) of via persoonlijk contact, en wordt van kracht na ontvangst van de eerste betaling of de eerste gemaakte afspraak.

Artikel 3 – Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten en diensten die door Ultimate Health Club aan de klant worden aangeboden. Voor bijkomende producten of diensten die via de website of andere kanalen worden aangeboden, kunnen bijzondere voorwaarden gelden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien zij voorafgaandelijk en uitdrukkelijk schriftelijk door Ultimate Health Club zijn bevestigd.

Artikel 4 – Intakegesprek
Voor personal training en coaching is een intakegesprek verplicht. Tijdens dit gesprek verzamelt Ultimate Health Club alle noodzakelijke, desgevallend gevoelige, persoonsgegevens om een individueel traject op maat samen te stellen. Tevens worden tijdens dit gesprek de toepasselijke prijzen en voorwaarden toegelicht.
Voor pilateslessen, hetzij in groepsverband, hetzij in privé- of duoformule, geldt geen verplicht intakegesprek. Inschrijving en aankoop voor deze lessen verlopen rechtstreeks via het online platform.

Artikel 5 – Betaling en geldigheid
1. Alle betalingen dienen steeds voorafgaandelijk te gebeuren.
2. Facturen dienen uiterlijk binnen een termijn van veertien (14) dagen na factuurdatum te worden voldaan, behoudens indien schriftelijk anders overeengekomen.
3. Bij niet-tijdige of niet-volledige betaling behoudt Ultimate Health Club zich het recht voor de uitvoering van de diensten op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
4. Personal training-sessies blijven geldig gedurende een periode van zes (6) maanden na aankoopdatum.
5. Pilatescredits blijven eveneens geldig gedurende zes (6) maanden na aankoopdatum, behoudens de volgende uitzonderingen:
- Bij de aankoop van 50 credits geldt een geldigheid van één (1) jaar na aankoopdatum.
- Bij credits die deel uitmaken van een abonnement (REFORM YEAR en REFORM FLEX) geldt een geldigheidstermijn van vier (4) weken.
- Bij promotionele acties geldt de geldigheidstermijn zoals afzonderlijk vermeld bij de actievoorwaarden.

Artikel 6 – Terugbetaling en Pauzering
6.1 Terugbetaling
Terugbetaling van personal training en coaching is uitsluitend mogelijk in de volgende gevallen:
- Indien de klant door ernstige ziekte of letsel, gestaafd door een geldig medisch attest, gedurende een periode van zes (6) maanden fysiek niet in staat is de diensten te volgen;
- In uitzonderlijke omstandigheden, uitsluitend na overleg met Ultimate Health Club, kan een gedeeltelijke terugbetaling als tegemoetkoming worden toegestaan.

Enkel het bedrag dat het resterende saldo van vierhonderdvijftig euro (€ 450,00) inclusief BTW overschrijdt, komt in aanmerking voor terugbetaling.
Coachingstrajecten en trainingsplannen zijn nooit terugbetaalbaar.

Voor pilatescredits geldt dat enkel in uitzonderlijke omstandigheden en na overleg met Ultimate Health Club een gedeeltelijke terugbetaling kan plaatsvinden. Enkel het resterende bedrag dat het saldo van tweehonderdvijftig euro (€ 250,00) inclusief BTW overschrijdt, komt hiervoor in aanmerking.

6.2 Pauzering en verlenging
- Het REFORM YEAR-abonnement (jaarabonnement) kan op verzoek van de klant tijdelijk worden gepauzeerd in geval van ernstige ziekte of letsel, mits overlegging van een geldig medisch attest. De pauzeperiode stemt overeen met de periode zoals vermeld op het medisch attest.
- Het REFORM FLEX-abonnement (flexibel abonnement) kan door de klant te allen tijde worden beëindigd, maar komt niet in aanmerking voor pauzering of terugbetaling.
- Pilatescredits kunnen niet worden gepauzeerd. Hun geldigheid kan enkel worden verlengd in geval van ernstige ziekte of letsel, mits overlegging van een geldig medisch attest.
- Personal training credits die niet in aanmerking komen voor terugbetaling, kunnen bij ernstige ziekte of letsel worden verlengd overeenkomstig de periode vermeld op het medisch attest.

Aanvragen tot terugbetaling, pauzering of verlenging dienen steeds schriftelijk en uitsluitend via e-mail te gebeuren naar: info@ultimate-healthclub.com.

Artikel 7 – Stopzetting
De klant kan personal training op elk moment stopzetten. De reeds verrichte betalingen blijven definitief verworven, behoudens de uitzonderingen vermeld in artikel 6. Stopzetting kan uitsluitend schriftelijk via e-mail naar info@ultimate-healthclub.com.

Voor coachingstrajecten geldt dat deze vroegtijdig beëindigd kunnen worden door de klant, maar de reeds betaalde sessies of trajecten worden niet terugbetaald.

Indien een trainer of coach door omstandigheden de begeleiding niet kan voortzetten, zal Ultimate Health Club in de mate van het mogelijke een vervanger voorzien. Indien de klant deze vervanger weigert, kan na overleg een terugbetalingsregeling worden getroffen, doch uitsluitend voor personal training en coaching.

Artikel 8 – Pilatesabonnementen
Het REFORM YEAR-abonnement is een jaarabonnement met een vaste looptijd van tweeënvijftig (52) weken. Dit abonnement omvat twaalf (12) credits per periode van vier (4) weken. Deze credits zijn telkens vier (4) weken geldig. Het abonnement kan tijdens de looptijd niet tussentijds worden opgezegd. De betaling geschiedt via maandelijkse domiciliëring (incasso). Het abonnement eindigt automatisch na afloop van de looptijd. Er is geen stilzwijgende verlenging en geen bijkomende opzegging vereist.

Het REFORM FLEX-abonnement is een flexibel abonnement zonder einddatum. Dit abonnement omvat eveneens twaalf (12) credits per periode van vier (4) weken. De credits zijn telkens vier (4) weken geldig. Het abonnement vangt aan vanaf de aankoopdatum en loopt door zolang de klant het niet opzegt. De betaling geschiedt via maandelijkse domiciliëring. Opzegging kan uitsluitend via de app en dient minstens drie (3) weken vóór het einde van de lopende periode te gebeuren. Indien geen tijdige opzegging plaatsvindt, wordt het abonnement automatisch verlengd met een nieuwe periode van vier (4) weken.

Artikel 9 – Annulatiebeleid
Voor personal training geldt dat annulaties die minstens vierentwintig (24) uur voorafgaand aan de geplande sessie gebeuren, niet in rekening worden gebracht. Bij annulaties minder dan vierentwintig (24) uur voorafgaand aan de sessie wordt de sessie volledig aangerekend.

Voor pilates groepslessen geldt dat annulaties minstens twaalf (12) uur op voorhand en uitsluitend via de app dienen te gebeuren. Bij annulaties minder dan twaalf (12) uur op voorhand wordt de credit aangerekend.

Voor privé- en duo-reformer pilates geldt dat annulaties minstens vierentwintig (24) uur voorafgaand en uitsluitend via de app dienen te gebeuren. Bij annulaties minder dan vierentwintig (24) uur op voorhand wordt de credit aangerekend.

Annulaties via e-mail of enig ander kanaal worden niet aanvaard.

Artikel 10 – Credits
Pilatescredits zijn standaard geldig gedurende zes (6) maanden na aankoopdatum. Uitzonderingen hierop zijn:
- Bij de aankoop van 50 credits geldt een geldigheid van één (1) jaar na aankoopdatum.
- Bij abonnementen geldt een geldigheid van vier (4) weken per cyclus.
- Bij acties gelden de afzonderlijk vermelde voorwaarden.

Credits zijn strikt persoonlijk, niet terugbetaalbaar, niet overdraagbaar en vervallen definitief na afloop van de geldigheidstermijn.

Artikel 11 – Rooster en Beschikbaarheid
Ultimate Health Club streeft ernaar een gevarieerd en kwalitatief lessenrooster aan te bieden. Er wordt evenwel geen garantie gegeven dat alle lessen te allen tijde doorgang vinden. Tijdens weekends en officiële feestdagen kan een aangepast rooster gelden.
Ultimate Health Club behoudt zich het recht voor lessen te annuleren indien er minder dan drie (3) deelnemers zijn ingeschreven. In dat geval wordt de aangerekende credit teruggeplaatst op het account van de klant.

Artikel 12 – Privacy en gegevensbescherming
Ultimate Health Club verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de begeleiding van de klant, en in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Persoonsgegevens worden nooit zonder toestemming van de klant met derden gedeeld. Op verzoek van de klant kunnen foto’s of beeldmateriaal waarin hij of zij herkenbaar is, worden verwijderd.
Alle communicatie verloopt via het officiële e-mailadres info@ultimate-healthclub.com, met uitzondering van annulaties en opzeggingen van abonnementen, die uitsluitend via de app dienen te gebeuren.

Artikel 13 – Medische disclaimers
De klant wordt aangeraden voorafgaandelijk een arts te raadplegen alvorens gebruik te maken van de diensten van Ultimate Health Club. Ultimate Health Club is geen medisch deskundige en verleent geen medisch advies.
Het volgen van de diensten en oefeningen gebeurt steeds volledig op eigen risico van de klant, ook bij zwangerschap. De inhoud van de website, de communicatie of de begeleiding kan nooit worden beschouwd als medisch advies. De klant wordt steeds aangeraden medische informatie met een arts of zorgverlener te bespreken.

Artikel 14 – Lidmaatschap, betalingen en misbruik
14.1 Persoonlijk karakter van lidmaatschap
Het lidmaatschap bij Ultimate Health Club is strikt persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan derden. Eveneens zijn credits en abonnementen persoonlijk en niet overdraagbaar. Kinderen jonger dan zestien (16) jaar worden niet toegelaten tot de diensten van Ultimate Health Club.

14.2 Betalingen via domiciliëring
Bij abonnementen die via maandelijkse domiciliëring worden betaald, gelden de volgende bepalingen:
- Indien een betaling via domiciliëring langer dan één (1) maand onbetaald blijft, heeft Ultimate Health Club het recht de toegang tot de diensten tijdelijk te schorsen tot de betaling is voldaan.
- Indien de klant het SEPA-mandaat zonder voorafgaande schriftelijke kennisgeving intrekt of annuleert, is een forfaitaire compensatiekost van honderd euro (€ 100,00) verschuldigd.
- Bij volledige niet-betaling van een abonnementsbedrag kan Ultimate Health Club een contractuele schadevergoeding van tien procent (10%) van het openstaande bedrag in rekening brengen.

14.3 Laattijdige betalingen en aanmaningen
- De eerste aanmaning wordt door Ultimate Health Club kosteloos verstuurd.
- Voor de tweede en derde aanmaning wordt telkens een administratieve kost van tien euro (€ 10,00) aangerekend.
- Na de derde aanmaning wordt het dossier automatisch overgedragen aan een erkend incassobureau, waarbij bijkomende kosten voor rekening van de klant zijn.

14.4 Aanvang van abonnementen
Een abonnement vangt aan vanaf de dag waarop de eerste betaling effectief is ontvangen door Ultimate Health Club.

14.5 Misbruik
In geval van misbruik van het lidmaatschap, credits of abonnementen, waaronder maar niet beperkt tot het delen van persoonlijke accounts of credits, frauduleus gebruik van diensten of het schenden van deze algemene voorwaarden, heeft Ultimate Health Club het recht om:
- de credits en het abonnement onmiddellijk in te trekken en te annuleren;
- het lidmaatschap definitief stop te zetten;
- de klant te verplichten alle openstaande bedragen tot het einde van de contractuele looptijd volledig te voldoen.

Artikel 15 – Contactgegevens
Voor alle vragen, opmerkingen of officiële communicatie kan de klant terecht op de volgende contactgegevens:
- E-mail: info@ultimate-healthclub.com
- Website: www.ultimate-healthclub.com